La conservació
Hi ha dos tipus de conservació a la mediateca.
La conservació perenne:
Les col·leccions del fons antic i les col·leccions d'Estat, són conservades de manera absoluta per una durada il·limitada. Aquest tipus de patrimoni és constituït de conjunts documentals transmesos ja constituïts per exemple amb les confiscacions de la Revolució francesa i l'enriquiment continu de les col·leccions.
La conservació selectiva:
Concerneix documents contemporanis que la mediateca desitja guardar a llarg termini però que no són forçosament destinats a una conservació perenne. Són documents considerats de referència i que participen a l'oferta documental de la mediateca. Diverses àrees de conservació són concernides per aquesta conservació selectiva. Poden ser referències, elements rellevants de la producció editorial o obres regularment demanades pels usuaris ja que es poden endur en préstec nombroses referències. Al final d'aquesta primera conservació (50 anys després de la data d'edició), la retirada de les col·leccions o la integració a les col·leccions conservades de manera absoluta es plantegen.
Les condicions climàtiques
Els locals de conservació han de beneficiar-se d'una renovació regular, d’un filtrage i d'una bona circulació de l'aire.
A través dels valors establerts, es tracta de garantir sempre una estabilitat del clima interior del local, en evitar qualsevol variació brutal i també en donar-se la possibilitat d'adaptar les condicions segons l'entorn exterior i les estacions.
El control climàtic dels locals de conservació
El control climàtic d’un local d'emmagatzematge és un element essencial per a la conservació dels documents. Vigilar i controlar el clima interior permet reduir els processos d'alteració de les col·leccions. Els magatzems de conservació són objecte de controls molt regulars de les condicions climàtiques en tots els llocs d'emmagatzematge.
Seguiments diaris, setmanals i mensuals són organitzats per tal de verificar les condicions de temperatura i d’higrometria. Els aparells utilitzats són regularment verificats: termo-higròmetre enregistrador, termo-higròmetre portàtil, sondes reposicionables en diferents llocs d'emmagatzematge que permeten verificar de forma més precisa les col·leccions.
Verificacions són programades: cada dia per verificar el bon funcionament dels aparells de climatització, cada setmana per verificar les corbes de temperatura i d'higrometria al fons de reserva, cada mes per recuperar la lectura de les diverses sondes.
En el context contemporani d'atenció als reptes climàtics i als consums energètics, les consignes climàtiques per a la conservació dels documents sobre un suport de paper a tots els països temperats han evolucionat. Els valors de 18° i de 55% d'higrometria s'han ampliat per tenir en compte les variacions segons les estacions.
Els llocs de conservació
La gestió dels espais de conservació
Les obres de renovació el 2019-2020 han permès equipar la mediateca central d'un magatzem de conservació suplementari per a les col·leccions que no són perennes. Aquest nou magatzem permet emmagatzemar col·leccions que no són destinades a la conservació definitiva. Els espais alliberats permeten augmentar la capacitat d'emmagatzematge en tots els magatzems on són conservades les col·leccions a llarg termini. En resposta a les especificacions dels bombers, el magatzem del primer pis s'ha dividit en dos amb envans i una porta tallafoc. Aquestes obres han permès millor reforçar la seguretat de les col·leccions patrimonials i poder aïllar-les de la resta de les col·leccions.
El pla d'emergència
Un pla d'emergència és un conjunt d'accions definides per tal de prevenir i gestionar la supervenció d'un sinistre i de limitar-ne els efectes. Determina els procediments, les accions, les informacions, les cooperacions així com els mitjans materials necessaris durant i després del sinistre.
La seguretat de les persones
Preval sobre qualsevol altra prioritat. Exercicis d'evacuació són regularment programats i organitzats amb l'equip d'emergències per tal d'organitzar l'evacuació dels locals i la seguretat dels usuaris i del personal.
Els edificis són equipats de sondes que detecten la calor i el fum. Els locals són equipats de portes tallafoc amb extintors posicionats en tot l'edifici i se sol formar regularment els personals.
Factors de risc
La mediateca està situada en un lloc on les aigües poden pujar brutalment en cas d'inundacions severes. S'ha instal·lat un pou d'infiltració equipat d'una bomba. La toponímia dels llocs, amb la Plaça Font Nova a alguns metres, evoca la presència d'aigües subterrànies de les quals el nivell pot pujar ràpidament.
El terrat i l'estanquitat s'han tornat a fer durant la renovació de la mediateca el 2020, la qual cosa hauria d'apartar, d'ara endavant, l'amenaça de petits degotalls. Tanmateix cal procedir regularment a la neteja de les canals del terrat i vigilar l'estanquitat de les terrasses.
Els mitjans materials
El material és emmagatzemat en un lloc fàcilment identificable amb una etiqueta ben visible a l'entrada dels magatzems de conservació.
Els mitjans humans
S'ha identificat entre el personal un equip "d'emergències". Per la gran majoria són els agents de la secció Documentals que treballen al costat de les col·leccions. Les directives del pla d'emergència són actualitzades regularment.